L’email est sans conteste l’un des outils de communication les plus utilisés en entreprise. Chaque jour, des millions de messages sont échangés entre collaborateurs, clients et partenaires. Pourtant, cet outil essentiel est souvent mal maîtrisé, ce qui entraîne des erreurs aux conséquences parfois graves.
Des pratiques inadaptées peuvent exposer l’entreprise à des risques majeurs : fuites de données, cyberattaques, perte d’informations stratégiques, voire atteinte à la réputation de l’entreprise. Pour vous aider à renforcer la sécurité et l’efficacité de votre communication électronique, voici les six erreurs les plus fréquentes et comment les éviter.
Erreur 1 : Envoyer des emails sensibles sans chiffrement
📊 Statistique :
45% des employés envoient des fichiers sensibles sans aucune protection.
⚠️ Conséquence :
Un pirate informatique qui intercepte ces emails peut accéder à des données confidentielles et les exploiter à des fins malveillantes. Par exemple, un devis stratégique envoyé en clair peut être récupéré par un concurrent.
✅ Solution :
- Utiliser le chiffrement des emails.
- Adopter des solutions professionnelles sécurisées de partage de fichiers avec protection par mot de passe.
- Former (Sensibilisation) les employés aux bonnes pratiques de sécurité des emails.
Exemple : Une entreprise du secteur juridique a subi une fuite de documents confidentiels envoyés « en clair » (sans cryptage et sans code d’accès) à un partenaire. Un hacker a intercepté ces échanges et a tenté un chantage. L’entreprise a dû engager des dépenses importantes pour renforcer sa cybersécurité et restaurer sa réputation.
Erreur 2 : Utiliser des mots de passe faibles ou réutilisés
📊 Statistique :
80% des violations de données sont causées par des mots de passe faibles ou réutilisés.
⚠️ Conséquence :
Si un seul compte est compromis, l’ensemble du réseau peut être exposé. Un attaquant peut alors se déplacer latéralement dans l’entreprise et exfiltrer des données sensibles.
✅ Solution :
- Imposer des mots de passe robustes (minimum 12-16 caractères, mélange de lettres, chiffres et caractères spéciaux).
- Mettre en place une authentification multifactorielle (MFA ou FIDO-2).
- Utiliser un gestionnaire de mots de passe tel que UpSecure proposé par SWALI.
Exemple : En 2021, une PME de l’industrie pharmaceutique a été victime d’un ransomware après qu’un employé a utilisé le même mot de passe pour plusieurs services en ligne. Un hacker a compromis l’un de ces services et s’est introduit dans le réseau de l’entreprise, entraînant une paralysie de plusieurs jours.
Erreur 3 : Utiliser l’email professionnel à des fins personnelles
📊 Statistique :
60% des employés s’inscrivent à des services tiers avec leur adresse email professionnelle.
⚠️ Conséquence :
- Risque de phishing accru (un service compromis peut exposer l’adresse email à des cybercriminels).
- Augmentation du spam et des risques d’usurpation d’identité.
- Difficulté pour l’entreprise de sécuriser ces usages non maîtrisés.
✅ Solution :
- Interdire l’utilisation de l’email pro pour des usages personnels.
- Sensibiliser les employés aux dangers des fuites de données.
- Mettre en place des solutions de protection contre le phishing.
Exemple : Une entreprise du secteur bancaire a constaté une augmentation des tentatives de phishing ciblant ses employés après que plusieurs d’entre eux se sont inscrits sur des sites de loisirs avec leur adresse professionnelle.
Erreur 4 : Oublier de désactiver les accès des anciens employés
📊 Statistique :
35% des entreprises laissent des comptes email actifs après un départ.
⚠️ Conséquence :
Un ancien employé peut toujours accéder aux emails internes et aux informations stratégiques de l’entreprise. En cas de rancune, il pourrait même transmettre des données sensibles à des concurrents.
✅ Solution :
- Mettre en place un protocole strict de suppression des accès immédiatement après un départ.
- Réaliser des audits réguliers des comptes utilisateurs.
- Utiliser un gestionnaire d’identité et d’accès pour une gestion centralisée.
Exemple : Un ex-employé mécontent a utilisé son ancien compte email pour transférer des fichiers stratégiques à un concurrent avant que l’entreprise ne réalise qu’il avait toujours accès à sa boîte mail.
Erreur 5 : Ne pas vérifier le destinataire avant d’envoyer un email
📊 Statistique :
58% des employés envoient accidentellement des emails à la mauvaise personne.
⚠️ Conséquence :
- Risque de fuite d’informations sensibles.
- Perte de crédibilité et potentielle violation de la confidentialité.
✅ Solution :
- Activer une confirmation d’envoi pour les emails sensibles.
- Configurer des alertes automatiques lorsque des pièces jointes sensibles sont détectées.
- Former les employés à vérifier systématiquement les destinataires.
Exemple : Un avocat a accidentellement envoyé des documents confidentiels à un client au lieu de son collègue. Cette erreur a mis en péril la confidentialité de l’affaire et a exigé une intervention juridique.
Erreur 6 : Partager des identifiants par email
📊 Statistique :
70% des employés stockent ou partagent des mots de passe via email.
⚠️ Conséquence :
Une boîte mail compromise donne accès à tous les services liés, ce qui facilite une attaque en cascade sur plusieurs outils de l’entreprise.
✅ Solution :
- Interdire formellement l’échange d’identifiants par email.
- Utiliser un gestionnaire de mots de passe pour un partage sécurisé.
- Adopter des solutions d’authentification centralisée (SSO).
Exemple : Une startup a subi une fuite massive de données après qu’un employé a envoyé un fichier contenant les accès à plusieurs outils internes par email. Un hacker a intercepté ce message et pris le contrôle des services.
Conclusion
L’email est un outil puissant et indispensable en entreprise, mais il représente également une faille de sécurité majeure s’il est mal utilisé. Adopter de bonnes pratiques et utiliser les outils adaptés permet de réduire considérablement les risques.
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